Каждую счёт-фактуру бухгалтер выписывает вручную на портале, ЭЦП то и дело «слетает», а браузер ругается на небезопасный сайт — на это уходят часы. Настройка 1С в ТОО «Максимум» убирает двойную работу: счёт-фактура формируется в базе и одним нажатием уходит в ИС ЭСФ. Настраиваем 1С под бизнес в Казахстане — от обмена с ЭСФ до прав доступа и проверки базы.
Настройка 1С под ваш бизнес — быстрее и без лишней ручной работы
Типовая 1С «из коробки» редко готова к ежедневной работе конкретной компании: не подключён обмен с ЭСФ, не заведены пользователи, документы и отчёты приходится править руками. Настройка убирает эти узкие места и подгоняет программу под ваши процессы.
Флагманская задача для бизнеса в Казахстане — настройка обмена с ЭСФ: без неё каждый электронный счёт-фактура выписывается на портале отдельно, а это время и риск опечатки в ИИН контрагента. Ниже разберём, как устроена настройка ЭСФ в 1С, а затем — остальные настройки: пользователи, права доступа и проверка базы.
Настройка обмена с ЭСФ в 1С
Портал ИС ЭСФ (esf.gov.kz) — это государственная система, через которую в Казахстане выписывают и принимают электронные счета-фактуры. Сама конфигурация «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» уже содержит модуль обмена, поэтому обмен 1С с ИС ЭСФ настраивается внутри программы. Настройка ЭСФ в 1С 8.3 в Казахстане (как и настройка ЭСФ в 1С 8.2 на старых базах) выполняется через раздел Администрирование — Общие настройки — Электронные счета-фактуры — Помощник настройки. Дальше — по шагам.
Что подготовить: ЭЦП, регистрация и криптобиблиотека
- ЭЦП от НУЦ РК. Ключ ЭЦП на руководителя (для ТОО) или на физлицо (для ИП); для авторизации нужен ключ и сертификат со значением «AUTH». Пароль на ключ не путайте с паролем от портала.
- Регистрация на портале. Организация и ответственное лицо зарегистрированы на портале ИС ЭСФ — esf.gov.kz — с правами выписки и получения; указаны ИИН, БИН и данные налогоплательщика.
- NCALayer и криптобиблиотека. На машине с 1С запущен NCALayer, установлена криптобиблиотека и корневые сертификаты НУЦ РК с pki.gov.kz. При работе по RDP их ставят на сервере, для толстого клиента — на компьютере пользователя.
- Актуальная 1С. Лицензия и обновление конфигурации до свежего релиза на платформе 8.3; при необходимости указывается прокси.
Прямой обмен и обмен через XML-файлы
В помощнике выбирается способ обмена. Их два, и они решают одну задачу по-разному:
| Способ обмена | Как работает | Кому подходит |
|---|---|---|
| Прямой обмен (API) | Связь 1С с сервером портала: ЭСФ уходит в один клик, статусы документов обновляются, входящие подтягиваются автоматически | Версии ПРОФ и КОРП на сопровождении |
| Обмен через XML-файлы | Экспорт ЭСФ из 1С в XML-файл и загрузка на портал вручную, затем импорт полученных обратно в базу | Базовые версии 1С |
Для прямого обмена в настройках ставится флаг «Прямой обмен с ИС ЭСФ», затем создаётся пользователь ИС ЭСФ: выбирается сертификат ЭЦП с ключом «AUTH», вводится пароль на ключ, логин (ИИН) и пароль от портала, указывается организация. Кнопка «Проверить вход в ИС ЭСФ» подтверждает, что связь работает. Через прямой обмен по API уходят не только счета-фактуры, но и СНТ с ЭАВР. Если версия базовая, остаётся выгрузка ЭСФ из 1С и загрузка ЭСФ в 1С через XML — экспорт и импорт файлов вручную.
Выписка, полученные, исправленные и аннулирование ЭСФ
После настройки работа с ЭСФ в 1С идёт из привычных документов. Выданные счета-фактуры формируются из документов реализации (продажи) и отправляются в ИС ЭСФ; полученные ЭСФ в 1С загружаются с портала и привязываются к документам поступления (покупки). Привязка ЭСФ в 1С к первичным документам позволяет видеть статус документа каждой фактуры — отправлен, доставлен, принят. При ошибке оформляется исправленный ЭСФ в 1С к основному, а ненужный документ проходит аннулирование. Так снимается ручная выписка и двойной ввод.
Настроим 1С так, чтобы документы, отчёты и пользователи работали корректно
Кроме ЭСФ, приводим в порядок базовые вещи, от которых зависит ежедневная работа:
- Организация и общие настройки. Заполняем реквизиты организации (ТОО или ИП, БИН/ИИН), учётную политику и общие настройки под вид деятельности.
- Документы и отчёты. Настраиваем нумерацию, печатные формы и отчётность, чтобы данные выводились в нужном виде.
- Пользователи и вход. Заводим пользователей, логины и пароли, проверяем актуальный релиз конфигурации и администрирование базы.
Разграничим права доступа и защитим данные компании
Когда в базе работают несколько сотрудников, важно, чтобы каждый видел только своё. Настраиваем права доступа по ролям: бухгалтер, кассир, менеджер, руководитель. Менеджер по продажам не увидит зарплату, кассир не изменит учётную политику. Такое разграничение защищает данные и снижает риск случайных правок, а вход по личному логину и паролю фиксирует, кто и что менял.
Проверим базу, устраним ошибки и подготовим 1С к ежедневной работе
Перед запуском проверяем базу целиком: тестирование и исправление, поиск дублей контрагентов и документов, корректность остатков и проводок. Если обмен с ЭСФ уже был настроен с ошибками, находим причину — часто это неустановленные сертификаты НУЦ РК (тогда браузер и 1С считают портал небезопасным) или путаница пароля ЭЦП с паролем от портала. После проверки программа готова к ежедневной работе без сюрпризов при выписке
Запустим 1С под ключ и останемся на поддержке после настройки
ТОО «Максимум» настраивает 1С под ключ и не пропадает после запуска:
- Настройка за один сеанс — при готовых ключах ЭЦП и регистрации на портале подключаем обмен с ЭСФ обычно за одно подключение.
- Проверяем результат при вас — делаем контрольный вход в ИС ЭСФ и пробную выписку до того, как вы начнёте работать.
- Работаем удалённо по Казахстану — Алматы, Астана, Петропавловск и другие города; подключаемся к вашему компьютеру или серверу.
- Остаёмся на поддержке — помогаем с обновлением, сопровождением и новыми задачами по 1С после настройки.
- Считаем стоимость прозрачно — цена зависит от способа обмена и состояния базы; рассчитаем и назовём срок бесплатно, до начала работ.